CS

Oznamování protiprávního jednání Whistleblowing

1.     Úvod:

K protiprávním činnostem a zneužití práva může dojít v jakékoli organizaci, soukromé i veřejné. Porušení pravidel může mít mnoho různých forem: korupce, podvody, profesní pochybení či nedbalost, a proto naše společnost umožňuje svým zaměstnancům i externím osobám podat oznámení o jakémkoliv porušení pravidel, právních předpisů a jiném protiprávním jednání. Pokud podobné oznámení obdržíme, je naší povinnost vše řádně prošetřit v souladu se  zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů a směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. 10. 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, zajistit ochranu osob, které takové porušení oznamují, zachovávat důvěrnost o obsahu oznámení, jakož i chránit totožnost oznamovatele.

2.    Kdo hlásí:

Oznamovatelé, tj. osoby, které oznámí prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému BENEŠ a LÁT a.s. (způsobem blíže popsaným níže) nebo externímu orgánu, či při splnění zákonných podmínek zpřístupní (veřejnosti) informace o protiprávním jednání, jež získali v souvislosti s činností související s prací nebo jinou činností pro BENEŠ a LÁT a.s., pomáhají předcházet škodám a odhalovat rizika nebo konkrétní poškození veřejného zájmu, jež by jinak mohla zůstat skryta, a umožňují BENEŠ a LÁT a.s. včas přijmout opatření k zamezení nežádoucím následkům.

Společnost BENEŠ a LÁT a.s. přijímá také oznámení od osob, které pro ni nevykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost, jakož i anonymní oznámení. V případě, že oznamovatel neuvede své identifikační údaje ani jiné údaje, které by mohly přispět k jeho identifikaci, nebude Prošetřovatel tyto údaje zjišťovat.

3.    Co hlásit:

Protiprávním jednáním, porušením nebo hrozícím porušením se rozumí zejména takové jednání, k němuž došlo nebo má dojít a které:

  • má znaky trestného činu; nebo
  • má znaky přestupku, za který lze uložit pokutu, jejíž horní hranice je alespoň 100.000, – Kč; nebo
  • porušuje zákon o ochraně oznamovatelů; nebo
  • porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie (určený zákonem a směrnicí).

Má-li oznamovatel pochybnosti, zda oznamované jednání naplňuje některý z těchto znaků, může oznámení přesto podat. Prošetřovatel takové oznámení přijme a posoudí. Právní kvalifikace jednání není podmínkou podání oznámení.

4.    Způsob podávání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému

Máte-li podezření na protiprávní jednání, můžete se s důvěrou a bez obav o prozrazení Vaší identity obrátit na příslušné osoby (Prošetřovatele) společnosti BENEŠ a LÁT a.s., a to některým z následujících způsobů:

  • Písemně na adresu:
    • BENEŠ a LÁT a.s., Tovární 463, CZ-28914 Poříčany
  • Pro zajištění důvěrnosti oznámení, jakož i z důvodu ochrany Vaší identity označte uzavřenou obálku nápisem „NEOTEVÍRAT (WHISTLEBLOWING) – POUZE K RUKÁM PROŠETŘOVATELE“. Takto bude zajištěno, že Vaše oznámení bude předáno přímo Prošetřovateli pověřenému vyřizováním Vašeho oznámení.
  • Písemně na vrátnici (schránka na oznamování porušení):
    • Recepce, Tovární 463, CZ-28914 Poříčany
    • Vrátnice, Sutice 2, CZ-51201 Slaná u Semil
    • Vrátnice, Slaná 78, CZ-51201 Slaná u Semil
    • Vstupní dveře do závodu, Křížová 660, CZ-47124 Mimoň
  • Pro zajištění důvěrnosti oznámení jakož i z důvodu ochrany Vaší identity vhazujte oznámení do schránek v uzavřené obálce s nápisem „NEOTEVÍRAT (WHISTLEBLOWING) – POUZE K RUKÁM PROŠETŘOVATELE“. Takto bude zajištěno, že Vaše oznámení bude předáno přímo Prošetřovateli pověřenému vyřizováním Vašeho oznámení.
  • Elektronicky oznámení zpracováváme formou důvěrného a zabezpečeného dotazníku, na který můžete vstoupit:
    • Pomocí naskenování QR kódu zde:
  • qrwhistleblowing
  • Pomocí odkazu ZDE
  • Vaše oznámení bude tímto způsobem doručeno přímo Prošetřovateli pověřenému vyřizováním Vašeho oznámení.
  • Telefonicky:
    • Prošetřovatel I. Asistentka HR, tel: +420 777 109 720
    • Prošetřovatel II. Koordinátorka HR, tel: +420 724 440 970

O telefonickém podání oznámení bude pořízen zvukový záznam. Nebudete-li s pořízením zvukového záznamu souhlasit, bude o podaném oznámení vyhotoven protokol, ke kterému se budete moci vyjádřit; Vaše vyjádření se k takovému protokolu přiloží.

  • Osobně:
    • Na předem telefonicky domluvené schůzce s Prošetřovatelem I. nebo Prošetřovatelem II.

Schůzka se uskuteční ve lhůtě nejpozději 14 dnů od Vaší žádosti. O osobním podání oznámení bude pořízen zvukový záznam. Nebudete-li s pořízením zvukového záznamu souhlasit, bude o podaném oznámení vyhotoven protokol, ke kterému se budete moci vyjádřit; Vaše vyjádření se k takovému protokolu přiloží.

5.    Obsah oznámení

Oznámení o možném protiprávním jednání by mělo obsahovat následující údaje:

  • Vaše jméno, příjmení a datum narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit Vaši totožnost (netýká se anonymních oznámení);
  • Vaše kontaktní údaje (netýká se anonymních oznámení a situací, kdy oznamovatel nechce být informován o výsledku prošetření jeho oznámení);
  • detailní popis událostí, ke kterým došlo, a jak jste se o nich dozvěděl/a;
  • datum a místo události;
  • jména a funkce zúčastněných osob nebo informace, které umožňují jejich identifikaci;
  • jména všech dalších osob, které mohou potvrdit tvrzení uvedená v oznámení;
  • označení dokumentů, které mohou potvrdit, že k oznámeným skutečnostem opravdu došlo;
  • jakékoliv další informace, které považujete za relevantní.

Nebude-li některá z výše uvedených náležitostí ve Vašem oznámení uvedena, bude Vaše oznámení přijato i bez uvedení těchto skutečností.

Za účelem vyhodnocení obsahu oznámení může Prošetřovatel oznamovatele kontaktovat a požádat jej o poskytnutí doplňujících informací nebo bližší objasnění poskytnutých informací. V takových případech se Prošetřovatel obrací na oznamovatele, pokud je známa jeho totožnost nebo je možné ho jakýmkoliv způsobem kontaktovat (zejm. uvedl-li oznamovatel své kontaktní údaje) a zároveň tento postup neohrozí zájem týkající se ochrany totožnosti oznamovatele nebo jeho osobních údajů.

6.    Důvěrnost a zákaz odvetných opatření

Všechna oznámení, která Prošetřovatel obdrží, budou řešena a zpracována v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů a dalšími příslušnými právními předpisy České republiky a Evropské unie. Totožnost oznamovatelů a informace umožňující jejich identifikaci zůstanou po celou dobu šetření oznámení v nejvyšší možné míře důvěrné. Identita oznamovatelů nesmí být sdělena třetím osobám, osobám, které jsou předmětem oznámení, nebo dalším zaměstnancům, ledaže bude mít Prošetřovatel povinnost poskytnout totožnost oznamovatelů při následných soudních řízeních či v případě vyšetřování incidentu ze strany příslušných orgánů veřejné moci. Prošetřovatel bude v odpovídající míře chránit i totožnost osoby, která je předmětem oznámení. Společnost BENEŠ a LÁT a.s. bude usilovat o to, aby adresáti těchto zásad neprodleně hlásili veškerá nezákonná jednání a podezřelé okolnosti, přičemž oznamovatelům garantuje, že oznámení zůstane důvěrné a informace v něm obsažené, jakož i totožnost oznamovatele nebo odesílatele, budou v nejvyšší možné míře důvěrné, a to i v případě, že se prokáže, že oznámení je nepřesné nebo neodůvodněné.

Společnost BENEŠ a LÁT a.s. zaručuje, že oznamovatel, ani osoby uvedené v § 4 odst. 2 zákona o ochraně oznamovatelů nebudou v souvislosti s učiněním oznámení vystaveni žádné formě odvetných opatření ani pouhé hrozbě tímto opatřením.

Ochrana před odvetným opatřením však v souladu s § 7 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů nenáleží osobě, která učinila oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích (tj. učinila vědomě nepravdivé oznámení).

7.    Podání, řešení a řízení oznámení

Prošetřovatel vyrozumí oznamovatele do 7 dnů o přijetí oznámení. Oznamovatel nebude vyrozuměn, pokud o to výslovně požádal nebo pokud by vyrozuměním došlo k prozrazení jeho totožnosti.

Prošetřovatel vyrozumí oznamovatele o způsobu vyřízení jeho oznámení (o výsledku prošetření a o plánovaných či přijatých opatřeních) do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Tato lhůta může být ve skutkově nebo právně složitých případech nejvýše dvakrát prodloužena, vždy až o 30 dnů. V takovém případě bude oznamovatel vyrozuměn o prodloužení lhůty i o důvodech tohoto prodloužení před uplynutím lhůty. Oznamovatel nebude vyrozuměn, pokud o to výslovně požádal nebo pokud by vyrozuměním došlo k prozrazení jeho totožnosti.

Prošetřovatel následně informuje oznamovatele, k jakým výsledkům jednotlivá hlášení vedou. Zpětná vazba týkající se výsledků následných opatření na základě oznámení se oznamovateli poskytne ve lhůtě, která je přiměřená pro vyhodnocení obsahu oznámení a přijetí takových opatření.

Zjistí-li Prošetřovatel při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, bez zbytečného odkladu o tom oznamovatele vyrozumí. Jedná-li se o oznamovatele z řad zaměstnanců BENEŠ a LÁT a.s. informuje jej zároveň o možnosti řešení jeho podnětu stávajícím systémem Promluv.

8.    Archivace

Prošetřovatel vede evidenci údajů o přijatých oznámeních (whistleblowing registr). Do registru pro whistleblowing má přístup pouze Prošetřovatel a uchovává tyto informace:

  • kontaktní údaje osoby, která oznámení podává (nebylo-li oznámení podáno anonymně a ani později nevyšla totožnost oznamovatele najevo);
  • datum přijetí oznámení;
  • způsob podání oznámení;
  • povaha a podrobný popis oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo;
  • datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení Prošetřovatelem a jejich výsledek,

Veškeré dokumenty týkající se oznámení budou uchovávány po dobu nezbytně nutnou pro řádné prošetření a vyřízení oznámení a dále v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, , jakož i zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů a nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (EU), obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).

9.  Instituce pro alternativní podání oznámení

Oznámení můžete kromě výše uvedeného alternativně podat k Ministerstvu spravedlnosti, a to i v případě, že máte pochybnosti, zda zjištěné skutečnosti představují protiprávní jednání ve smyslu směrnicí Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie nebo zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

10.  Bližší informace

Budete-li mít k možnosti podání jakékoliv dotazy, neváhejte se obrátit na Prošetřovatele některým ze způsobů uvedených výše. Prošetřovatelé Vaše dotazy rádi zodpoví a případně Vám s podáním oznámení pomohou.

Bližší informace o povinnostech a právech Prošetřovatelů a ochraně oznamovatelů naleznete také ve vnitřní směrnici BENEŠ a LÁT a.s.